Inventar una solución

Foto de Alejandro Segura
06/10/2020
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Por Adriana Díaz
adiaz@uniandes.edu.co
 
Recién terminado el curso “Liderazgo en contextos complejos”, Alejandro Segura enfrentó la incertidumbre de implementar un sistema cuyas variables y alcance, en principio, no eran claros. Es ingeniero industrial y especialista en Sistemas de información en la organización de Uniandes, a la cual está vinculado desde 2002. Actualmente es Jefe de Inteligencia de Información en la Vicerrectoría de Desarrollo y Egresados y coordina el sistema de información de Covida.

¿Cuándo empieza tu participación en Covida?

Me llegó una invitación de Eduardo Behrentz, tal vez en la segunda o tercera semana de marzo. Me explicó que se haría un proyecto de toma de muestras para Covid-19. Se necesitaban un call center y un sistema de información geográfica para ubicar a las personas. Eso fue cambiando muy rápidamente. En 3 semanas alcanzamos a presentar 9 versiones de formularios y diagramas.

Qué siguió

Varias iteraciones en las que cada investigador hablaba sobre su visión, divergentes en muchos casos. Trataba de imaginar operativamente qué podía pasar. En la mirada transversal de mi trabajo, sabía que en la operación iba a ser complejo, por ejemplo, el manejo del consentimiento informado de los participantes y era algo inevitable. También desde lo transversal vemos cosas que otros no. Por eso propuse que un tercero, en este caso Emermedica, operara la toma de muestras. Otro ejemplo: ha sido difícil contactar a los tenderos. Mi papá fue tendero la segunda mitad de su vida, yo trabajaba con él y sabía que si alguien tiene claros los datos de los tenderos son los repartidores. Sugerí consultar un directorio que sabía que existía.

Todo un reto…

Sí, arrancó con incertidumbre y poco a poco se fue aterrizando en algo más concreto. En los proyectos de tecnología existe una triada: tiempo, calidad y precio, y la norma es que se pueden lograr dos de tres. Aquí teníamos que lograr los tres. Además, siempre contamos con un insumo: la necesidad por resolver y en Covida al principio no era claro. Hubo un momento en que dije: Tengo que inventar la solución porque no existe. Es algo que normalmente no se hace en proyectos de tecnología porque la herramienta debe adaptarse al proceso. En nuestro caso fue tener el contexto, entender qué estaba pasando y ver cuál era la posibilidad más viable para todos los requerimientos.

Imagino que hubo frustraciones…

Cuando se trabaja en proyectos hay un dicho: dos mujeres embarazadas no tienen un niño en cuatro meses y medio. Hay procesos que no se pueden acelerar por más que se necesite. Siempre hay que mirar costo vs. velocidad. Cada cambio en el sistema implica mantener lo que ya está funcionando; hacerlo rápido y sin afectar la operación es una barrera adicional. Por ejemplo, el día que habilitamos el formulario para el registro abierto de posibles participantes, se activaron 7 frentes de trabajo que afectaban el sistema.

¿En qué momento llegan a un CRM como solución?

Tal vez en la segunda semana de abril. Durante un par de semanas hubo dos soluciones en paralelo. Los investigadores se sentían cómodos con una herramienta que utilizan para llenar formularios. Nosotros ya sabíamos que por la complejidad del proyecto se necesitaba ir más allá, preveíamos que se necesitaba gestionar la calidad de los datos. Sin embargo, la de ellos era gratuita y la nuestra tenía costo; aprovechamos un licenciamiento que tenía la Universidad. El criterio de Elisabeth Suárez, quien hace parte de mi equipo, fue fundamental. En este proceso hemos tenido un gran apoyo de Alejandra Acuña, coordinadora del Centro de Experiencia de CRM de la Dirección de Servicios de Información y Tecnología de Uniandes, y de su equipo.

El significado de Covida para ti

En lo técnico, el reto más grande que he tenido. En lo profesional, hay matices muy bonitos por el impacto que genera en la sociedad. Tiene el sello uniandino de liderar y de estar al frente halando las cosas, con el esfuerzo que eso implica. En lo personal, algunos cuestionamientos sobre balance, pero aquí sigo muy motivado.

Cuéntame sobre qué te ha motivado

El día que abrió el punto de Unicentro para toma de muestras, vi una foto y lloré. A pesar de que el montaje logístico no era mío, era ver materializado todo el esfuerzo. El día que ingresaron los primeros datos al sistema, todo el equipo estuvo muy contento. Hay algo muy significativo y ha sido ver el crecimiento de Alejandro Orjuela, uno de los miembros de mi equipo. Ha mostrado una capacidad de trabajo impresionante. Está para cosas gigantes. Probablemente sin Covida, eso habría ocurrido, pero dentro de varios años.

En la Fundación Cardioinfantil te agradecieron muy especialmente…

La mención del doctor Juan Manuel Correa en una de las reuniones fue muy bonita. En lo que yo hago, nadie dice que el 99 % de los procesos salieron bien. Siempre señalan el error. Fue también motivador ese reconocimiento a nuestra labor.

Qué sigue en el proyecto

Incertidumbre, igual que la pandemia. Me siento como una vez que, con mi esposa, Carolina, manejamos a Manizales. La neblina no nos dejaba ver a un metro del carro y nos tocaba bajarnos a ver si había curva. No sé qué va a pasar la semana entrante. Hace parte de la dinámica del proyecto.
 

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