Una institución que piensa en el futuro siempre tendrá cosas por mejorar. Eso piensa Mauricio Olivera, vicerrector Administrativo y Financiero de la Universidad de los Andes, quien reconoce que la transformación de las organizaciones se da, entre otras cosas, porque el mercado y los usuarios lo piden. Hay momentos en los que es clave tomar acciones para adaptarse a los cambios, evolucionar y continuar aportándole a la sociedad.
La Vicerrectoría Administrativa y Financiera (VAF) es una dependencia transversal a la institución que presta servicios a todas las facultades y unidades administrativas. Allí llegan quejas sobre inconformidades o molestias que pueden afectar los procesos de cada unidad. Por esto lanza su campaña “Sí, somos culpables” que busca generar una conversación franca y transparente con la comunidad uniandina (directivos, profesores, estudiantes y administrativos) para trabajar juntos en la transformación de la institución.
Con el propósito de alcanzar el equilibrio financiero y de prestar un mejor servicio a toda la comunidad, el equipo de la VAF, en cabeza de Olivera, se une a la iniciativa de transformación de la Universidad, teniendo en cuenta que la educación enfrenta los retos y desafíos que traen los avances tecnológicos, la relación costo-beneficio frente a los salarios del mercado laboral, la preparación de profesionales para trabajos que aún no existen, entre muchos otros.
Olivera fue presidente de Colpensiones entre 2013 y 2017 y gerente general de Famisanar entre 2017 y 2019; se desempeñó como viceministro de Empleo y Pensiones (2012 y 2013) y fue director encargado del SENA en 2013. Es economista de la Universidad de los Andes y candidato a doctor en Economía de George Washington University.
Entre sus logros más destacados está el paso de Colpensiones a ser la empresa número uno en el top of mind de los fondos de pensiones, y alcanzar en Famisanar el equilibrio financiero luego de experimentar pérdidas anuales superiores a $100 mil millones.
Desde julio de 2022 es vicerrector Administrativo y Financiero de Los Andes.
¿Cuándo es necesario que una empresa se transforme?
Las transformaciones tienen muchas causas. Tal vez la principal es lo que muestra el mercado. Hay empresas que pueden ser número uno hoy, pero aparecen factores exógenos que terminan casi que ahogándola. Entonces lo que diga el mercado, los usuarios, los clientes y el sector externo es lo que empieza a dictar la necesidad de transformación.
También es muy importante entender internamente las estructuras. Uno de los grandes retos de muchas de las empresas es que trabajan en silos. No hay un objetivo común, cada uno va por su lado y eso es dañino.
La educación superior está entrando en un reto enorme. La cifra de los estudiantes está cayendo y es necesario entender muy bien el porqué, para eventualmente cambiar la forma de hacer las cosas y atraer más a los jóvenes que actualmente tienen otros intereses.
Eso hace parte de la necesidad de una transformación.
Específicamente en la Vicerrectoría Administrativa y Financiera ¿por qué es necesaria?
La Vicerrectoría tiene tres grandes líneas de trabajo. La primera, el servicio: por ejemplo, prestamos servicios de apoyo financiero a los estudiantes, pero también a las facultades en temas de compras, viajes, mantenimiento del campus, aulas…
La segunda línea, es lo financiero: los recursos y su uso eficiente. Y la tercera línea: los negocios institucionales, en donde es necesario cambiar porque hay que diversificar ingresos, tenemos que traer nuevos ingresos. Y el ejemplo ya lo he puesto varias veces, nuestra competencia máxima produce 35 mil millones de pesos al año en negocios institucionales, nosotros producimos 6 mil. Ahí tenemos un margen grande y tenemos que fortalecerlo.
Por el lado financiero y de servicio, dos puntos importantes: trabajamos como islas, con desconfianza y parte de esto se da porque la Vicerrectoría no presta un buen servicio y necesita tener conciencia de lo que hace para prestarlo bien. Es el caso del profesor que está detrás de un trámite y tiene que llamar, área por área, hasta que logra identificar en dónde está su caso.
Todos hacemos parte de la comunidad uniandina y es necesario fortalecerla a través de un servicio que además nos permita tener confianza entre nosotros.
Mauricio Olivera, vicerrector Administrativo y Financiero de la Universidad de los Andes. Foto: Daniel Álvarez.
¿Y qué es lo más duro de transformar en una compañía?
En general, siempre que se quiere hacer un cambio en cualquier empresa hay resistencia. Hay unos que dicen: “listo, me subo al cambio porque es necesario”. Hay otros que dicen, “esperemos a ver si el cambio se da; yo de pronto me subo o de pronto no”. Y hay otros que dicen “no, yo no quiero el cambio, no lo veo necesario, no me importa…”
Entonces ese es el gran reto. Cómo hacemos para montarnos todos.
Es difícil, porque en la Vicerrectoría somos más de 500 personas, entonces cómo hacemos para generar esa cultura en ellas. Eso trae retos de comunicación, de incentivos, entre otros en los que estamos trabajando para poder generar este cambio, sobre todo en el servicio.
Uno puede planear un cambio. Decir “doy este paso, y luego este otro”, y en general no es así.
A veces resultan las cosas, a veces no, entonces estamos abiertos a ensayar, a cometer errores, obviamente trabajando como equipo, para poder transformarnos.
¿En lo personal, qué es lo más difícil de hacer una transformación así?
Es encontrar el camino y lograr convencer a las personas. Más que difícil, es poder sentarnos como equipo con las directoras, los directores, las jefaturas, a buscar el camino del cambio, encontrarlo y hacerlo.
Y usted ¿por qué se le midió a ese reto en la Universidad de los Andes?
Por eso mismo, porque yo soy de la Universidad de los Andes. Soy graduado de la Universidad, fui profesor de cátedra mucho tiempo, quiero la Universidad y estoy muy contento de estar aquí y poder aportarle algo a la institución que me formó como profesional.
Universidad de los Andes, Bogotá.
¿Algo que haya visto antes de ser vicerrector y que le hubiera gustado ver transformado?
Yo conocí El Noviciado cuando entré acá en el año 87 y volví y, aunque obviamente ha tenido mantenimiento, es casi lo mismo.
¿Qué gana la Universidad con una transformación de la VAF?
Muchísimo: gana confianza, consolidar a la comunidad, trabajo en equipo. Gana sentarnos todos con las facultades, con las otras vicerrectorías a tener un norte común, saber hacia dónde vamos, hacia dónde apuntamos y qué tenemos que hacer para alcanzar esos logros. Gana entender que, si no trabajamos como equipo, nos queda mucho más difícil enfrentar los retos que vienen en la educación superior.
¿Cómo se puede evidenciar el éxito de las acciones que ha tomado?
2023 fue un año muy duro, pero logramos poner unos techos presupuestales. Estamos buscando que los ingresos crezcan por encima de los gastos. Pusimos un techo presupuestal para el 2024 y, gracias a las acciones de todos en la Universidad sobre los ingresos y gastos, el cierre financiero del 2023 fue positivo.
Un paso más es la conciencia. Que todos entendamos las finanzas de la Universidad. Que no están mal, pero que son frágiles; sobre todo que no está quedando plata para invertir, para seguir creciendo. Eso también fue muy importante. Obviamente no fue solo la Vicerrectoría Administrativa Financiera, sino toda la Universidad, con decanos, secretarios generales, otras vicerrectorías, liderados por la Rectora. Es otro logro que vale la pena resaltar.
En segundo lugar, estamos avanzando, pero la encuesta de satisfacción de servicios que hicimos el año pasado nos mostró que el 75% de los usuarios están conformes o valoran el servicio. Queremos llegar por encima del 95%. Ya hay avances.
El trabajo de la VAF con todas las facultades ha sido importante. Se puede decir que hemos sido una Vicerrectoría de puertas abiertas.
¿Algún logro en el servicio que quiera resaltar?
Preferiría que sea la comunidad que los valore y no yo. El logro no es mío, es del usuario.
¿Cómo imagina la VAF en dos años?
Me la imagino muy eficiente. Me imagino un solo equipo, no por áreas, sino un solo equipo de cara al usuario. Con procesos muy claros, definidos. Un equipo sólido, contento; haciendo las tareas que tiene que hacer y aportándole a la Universidad con unas finanzas sólidas, con negocios institucionales que traigan más recursos y prestando el mejor servicio para que los usuarios tengan la mejor experiencia posible.
Por último, ¿qué es lo que más le entusiasma de este trabajo que han venido haciendo para transformarse y evolucionar?
En negocios institucionales estamos creciendo. En lo financiero, como lo mencioné, hicimos un presupuesto para 2024 mucho más razonable, que lleve a la Universidad al equilibrio. Y este es el año del servicio, queremos profundizar en cómo transformamos nuestra cultura frente a las facultades, a las unidades administrativas, a los estudiantes. A toda nuestra comunidad.