Empresas: guía de respuesta rápida a la crisis del coronavirus

La rápida expansión del coronavirus COVID-19 ha obligado a los gobiernos a adoptar medidas para proteger la salud de sus ciudadanos, creando un nuevo orden que afecta de manera drástica a las empresas y
organizaciones en el corto plazo. Para hacer frente a esta realidad, gerentes y directores deben tomar decisiones inmediatas y drásticas, en el marco de la ética y del verdadero liderazgo gerencial.

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Para ayudarlos en esta toma de decisiones, profesores de la Facultad de Administración de la Universidad de los Andes han construido la Guía de respuesta rápida a la crisis generada por el Coronavirus, que se ha puesto a disposición de todos aquellos a los que pueda resultarles de utilidad, con el espíritu de apoyar a los gerentes de empresas y empresarios afiliados y el público en general en el proceso de navegar exitosamente la crisis generada por el COVID-19. Teniendo en cuenta la actual situación se recomienda pensar en escenarios a mayor plazo, por ejemplo, ¿qué ocurriría si las medidas se mantienen hasta el 30 me mayo?

La guía contiene recomendaciones basadas en experiencias sobre la toma de decisiones bajo condiciones de emergencia. La premisa básica es asegurar respuestas oportunas, siguiendo los principios de ética, transparencia y comunicación asertiva sobre las medidas tomadas para enfrentar la crisis del momento y responde de manera clara a las preguntas: ¿qué es prioritario para gestionar la crisis exitosamente?, ¿qué hacer?  y ¿cómo comunicarlo?

Paso 1: Definir lo prioritario

El primer paso, en tiempo de crisis, es definir lo prioritario para la empresa,  para los empleados y para toda la cadena de valor. En esta ocasión, al ser una crisis sanitaria, la integridad física es lo primero que se debe tener en cuenta.

1. Analizar riesgos de integridad física a lo largo de la cadena de valor: pensar en trabajadores, proveedores, clientes, aliados y colaboradores, teniendo en cuenta características que los pueden hacer más vulnerables (edad, género, etc.) ¿quiénes están expuestos a riesgos de salud por infectarse dada la naturaleza de sus actividades? (Debe actualizase en forma permanente sobre afectaciones a diversos grupos vulnerables).

2. Identificar dos aspectos que imponen el mayor riesgo a la salud: pensar en el talento humano de la empresa y las posibles infecciones durante la operación de la empresa y en la cadena de valor. Analizar cómo sería el escenario donde esas actividades se suspendieran hasta el 30 de mayo.

3. Asegurar flujo de caja hasta el 30 de mayo, identificando las actividades críticas, los mínimos necesarios y los actores críticos en la cadena de valor que nos permitan asegurar ese flujo de caja.

4. Priorizar dos aspectos en términos de flujo de caja: ¿Qué es esencial en la empresa y en la cadena de valor para garantizar el flujo de caja?

Paso 2: ¿Qué hacer?

1. Priorizar las medidas drásticas de ajuste

   Enfocarse a las actividades críticas con dedicación y acciones concretas, enseñar con la acción y el ejemplo y documentar estas acciones para inspirar a los colaboradores y socios económicos.

   Pensar en las actividades que se pueden hacer de manera virtual, desde el confinamiento, así como en la infraestructura para hacerlo, las limitaciones existentes y las adecuaciones y entrenamientos necesarios; también en los proveedores y clientes con los que es posible desarrollar negocios y procesos de colaboración para distribuir el impacto económico sobre la cadena de valor de manera que permita la sobrevivencia de los eslabones más vulnerables.

   Analizar al personal para definir con quiénes se puede negociar anticipos al contrato laboral (vacaciones adelantadas, reducción de horario, redistribución de sueldo).

   Solicitar a los bancos la renegociación de los créditos (e.g. próximos a vencerse, mantenimiento o el incremento de cupos de crédito).
    

2. Priorizar medidas constructivas de aporte y apoyo

   Enfocarse a las actividades/apoyos priorizados con dedicación y acciones concretas, enseñar con la acción y el ejemplo y documentar estas acciones. ¿Cuáles ayudas/apoyos puedo hacer al personal para aliviar la situación de crisis? (e.g. apoyo en comida, apoyo en implementos de cuidado de salud, apoyo a internet y tecnología en la casa). ¿Cuáles ayudas/apoyos puedo hacer a la cadena de valor para aliviar la situación de crisis? (e.g. seguir comprando a proveedores, seguir abasteciendo clientes, apoyos a la comunidad vulnerable, servicios innovadores para apoyar a los eslabones más vulnerables).

   Crear un “equipo de tarea” en la empresa, encargados de objetivos específicos. Es indispensable romper la tendencia a trabajar en silos, por lo cual se recomienda que los integrantes de los equipos tengan distinta posición jerárquica y pertenezcan a distintos equipos.

   Los objetivos se deben fijar en distintos horizontes de tiempo. Por ejemplo, debería haber personas encargadas de pensar en “el día después”, es decir, cómo enfrentar las condiciones de competencia que la empresa encontrará una vez haya pasado el punto más agudo de la emergencia.

Paso 3: ¿Cómo comunicar las decisiones?

Generar procesos de comunicación orientada por el principio de solidaridad, reconociendo los retos que impone esta situación de crisis para las personas, las familias y la comunidad. Escuchar al personal, proveedores, clientes y aliados sobre cómo están enfrentando la situación tanto en lo personal como en lo profesional y construir soluciones conjuntas. Expresar sus propias experiencias, lecciones aprendidas y angustias sobre la situación

Y comunicar de manera prioritaria las medidas tomadas y documentadas en forma transparente y por medio de diversos canales.

La Facultad invita a los empresarios y al público en general a participar en el mejoramiento de este documento con recomendaciones y comentarios escribiendo al correo: administracion@uniandes.edu.co

La Universidad de los Andes desarrolla este artículo respondiendo a la coyuntura por la pandemia de COVID-19. Tenga en cuenta la fecha de publicación para entender el contexto de su contenido. No olvide consultar los análisis mas recientes sobre COVID-19 en nuestro especial.